Achiziționarea unui spațiu de birouri pentru societatea ta este o decizie importantă și trebuie să fie bine planificată. Așadar, este important să realizezi o evaluare cuprinzătoare a opțiunilor disponibile și să iei o decizie informată atunci când faci o astfel de investiție. Un spațiu de birouri va fi o "casă" pentru tine și angajați, un loc pentru punerea în practică a proiectelor. De aceea, trebuie să reprezinte idealurile, viziunea ta și pe cea a afacerii.
1. Identificarea nevoilor specifice
Fiecare companie are propriul său profil și necesități specifice în funcție de domeniul de activitate. De exemplu, o companie din domeniul IT poate avea nevoie de o sală de conferințe pentru întâlniri cu clienții sau de un spațiu destinat dezvoltării și testării produselor. În schimb, o firmă de construcții poate avea nevoie de un loc mai mare pentru depozitarea echipamentelor și materialelor.
O analiză detaliată a activității desfășurate oferă răspunsul la întrebarea legată de nevoile reale ale societății. Aceasta poate implica evaluarea numărului de angajați, a departamentelor și a funcțiilor lor, a frecvenței întâlnirilor cu clienții sau a nevoii de spații speciale pentru întâlniri sau prezentări.
Modul în care echipele sau departamentele își desfășoară activitățile influențează modul de dispunere internă a birourilor și a anexelor. Dacă în cadrul companiei se lucrează în echipă și colaborarea este esențială, atunci un spațiu deschis poate fi o alegere potrivită, care facilitează comunicarea și interacțiunea între angajați.
2. Localizarea spațiului de birouri
Când îți dorești achiziționarea unui spațiu pentru societatea ta, locația capătă un aspect crucial. Evaluarea impactului acesteia asupra brandingului este primul aspect de luat în considerare. Alegerea unei zone prestigioase sau cunoscute pentru anumite industrii poate adăuga valoare companiei. Locația spațiului de birouri reflectă valorile și misiunea companiei. Un birou amplasat într-o zonă potrivită poate consolida imagine companiei și poate atrage mai ușor clienți și parteneri de afaceri.
Poți constata că există spații de birouri de vânzare frumoase, cu numeroase facilități, de care poate nu știai, un motiv în plus să soliciți ajutorul experților.
Accesibilitatea pentru angajați și clienți este un aspect de avut în vedere atunci când alegi spațiul pentru birouri. Ușurința cu care angajații și clienții pot ajunge la sediu poate influența satisfacția tuturor. Proximitatea față de stații de transport în comun, parcare asigurată pentru angajați și clienți, existența infrastructurii, dar și valorile de trafic la diferite intervale sunt aspecte normale, cu puternic impact asupra afacerii. Și cu ajutorul acestor detalii imaginea conturată pentru societatea ta poate fi una pozitivă.
3. Analiza costurilor
Costul de achiziție reprezintă o investiție pe termen lung. Pe lângă costul inițial, există și altele suplimentare - de întreținere, taxe locale, asigurări, utilități sau eventuale renovări. De aceea trebuie să știi totul despre spațiul pe care dorești să-l achiziționezi pentru afacerea ta și să estimezi aceste costuri.
Bugetul disponibil joacă un rol crucial în analiza costurilor. Evaluarea investiției în raport cu bugetul disponibil este esențială pentru a determina dacă îți poți permite spațiul și dacă dispui de suficiente resurse pentru a acoperi costurile suplimentare.
4. Versatilitatea spațiului și dimensiunea acestuia
Un spațiu versatil poate fi soluția potrivită pentru schimbările care pot apărea în structura echipei sau a companiei. Birourile închise sau open space devin criterii importante pe termen mediu sau lung. Dacă pereții pot fi mutați sau dacă există birouri modulare care pot fi rearanjate pentru a se potrivi noilor necesități, vorbim de ajustarea spațiul în mod eficient.
Înainte de a achiziționa un spațiu de birouri, trebuie să faci o evaluare legată de nevoile specifice ale echipei și modul în care fluxul de lucru poate fi optimizat în noul spațiu. Trebuie să vă te gândești la structura echipei și să ai în vedere nevoile angajaților pentru a crea un mediu de lucru eficient și productiv.
5. Aspecte legale
Pentru o tranzacție reușită este important de clarificat fiecare aspect legal. Titlul de proprietate confirmă faptul că vânzătorul este proprietarul real al imobilului și are dreptul legal de a vinde proprietatea. De asemenea, este necesar să verifici dacă există sarcini sau ipoteci asupra proprietății, care ar putea afecta dreptul de proprietate.
Alte aspecte necesare încheierii tranzacției vizează respectarea reglementărilor și codurile locale de construcție. Orice neconformitate legată de siguranța la incendiu sau lipsa unor avize de la autoritățile locale poate avea consecințe legale și poate duce la amenzi sau chiar la închiderea spațiului de birouri.
În situația în care locul este în prezent închiriat, este necesar să revizuiești termenii contractelor de închiriere existente. De exemplu, dacă există un contract de închiriere pe termen lung, poate fi dificil de reziliat și să se obții controlul total asupra spațiului.
Nu în ultimul rând, înainte de a achiziționa un spațiu de birouri, trebuie să înțelegi drepturile și obligațiile pe care le implică proprietatea. Acestea pot include responsabilități legate de întreținere, reparații, asigurări și impozite. Și pentru că toate aceste aspecte pot fi mai greu de trecut singur, poți opta pentru ajutor de specialitate de la 24real.ro.
6. Verificarea condiției clădirii
Un spațiu de birouri pentru societatea ta trebuie să fie perfect la interior, dar și în exterior. Fundația, integritatea pereților și a structurii exterioare, starea acoperișului, a instalațiilor sanitare și a sistemului electric sunt criterii de care să ții cont. Dacă totul este în bune condiții nu va trebui să investești prea curând în astfel de proiecte.
Izolația termică slabă poate duce la facturi mai mari pentru încălzire sau răcire, în timp ce izolația fonică inadecvată poate determina perturbări și distrageri în cadrul activităților de lucru.
Orice mică reparație care trebuie realizată pentru buna desfășurare a activității înseamnă costuri suplimentare din partea ta. Și acest aspect poate fi clarificat cu ajutor de specialitate. Experții îți pot face o evaluare reală, rapid și îți pot spune dacă există motive de îngrijorare, care sunt punctele forte și unde mai trebuie să investești.
7. Obiective și planificarea pe termen lung
Evaluarea potențialului de dezvoltare este un proces continuu în orice afacere. Fiind vorba de achiziția unui spațiu pentru societatea ta, obiectivele de dezvoltare trebuie să fie armonizate cu suprafața în care firma își va desfășura activitatea. Aceasta înseamnă să verifici dacă există suficient spațiu pentru a găzdui mai mulți angajați sau pentru a adăuga echipamente noi, în cazul în care compania crește semnificativ.
Poți lua în considerare modul în care spațiul va ajuta la atragerea și păstrarea talentelor, la îmbunătățirea productivității sau la creșterea vizibilității companiei. Un spațiu de birouri adaptat obiectivelor pe termen lung poate contribui semnificativ la succesul societății. Astfel, vei evita nevoia de a căuta un alt spațiu de birouri în viitorul apropiat și vei economisi timp și resurse.
8. Siguranță și protecție
Pentru a oferi un mediu de lucru sigur, sistemele de securitate existente sunt opțiunea ideală. Acestea pot include camere de supraveghere, alarme de securitate sau sisteme de control al accesului. Totuși, nu este suficientă existența lor, eficiența lor trebuie dovedită. Cu alte cuvinte, sistemele de securitate și siguranță trebuie să fie în concordanță cu standardele actuale pentru a oferi protecția necesară angajaților și bunurilor companiei.
Fiecare locație are propriile riscuri de securitate, care pot varia de la infracțiuni în zonă până la riscul de incendiu sau inundații. De aceea, o analiză de risc trebuie să identifice aceste amenințări și vulnerabilități specifice.
9. Vecinătatea și competitorii
Va trebui să verifici dacă în vecinătate se află competitori direcți sau business-uri similare. Acest lucru poate influența modul în care clienții vor percepe brandul și produsele sau serviciile companiei. De asemenea, analiza poate oferi o perspectivă asupra pieței și a potențialului de creștere în zonă.
Studiul profilului vecinătății face referire la înțelegerea caracteristicilor demografice și socio-economice ale vecinătății. Datele sunt importante pentru succesul unei afaceri. În plus, dinamica afacerilor locale este un aspect de care să ții cont când dorești achiziționarea unui spațiu pentru societatea ta. Acest lucru poate include tendințe de dezvoltare a afacerilor, oportunități de colaborare cu alte companii locale sau potențiale riscuri asociate cu dezvoltarea economică a locației.
Până la urmă, achiziționarea unui spațiu pentru societatea ta este o investiție. Dacă spațiul poate fi valorificat pentru profit, la un moment dat, atunci alegerea este una înțeleaptă. Cu ajutor de specialitate, un buget bine definit și un plan optim, totul este posibil. Companie poate crește frumos și își poate consolida organic poziția pe piața de profil.